Protocolos familiares

Las empresas familiares son muy comunes en la economía. Los parientes suelen constituir buenos socios para un negocio,

Pero las empresas familiares tienen un gran problema, a medida que se van haciendo más grandes la gestión de la organización se torna más complicada. Surgen fricciones entre los socios, que además de socios son familia. Los conflictos personales entre un familiar con otro pueden traspasar lo estrictamente personal y trasladarse a la empresa.

En ocasiones los distintos socios no saben bien cuáles son sus competencias dentro de la organización, dado el grado de parentesco es normal que se produzcan excesos de confianza. Este tipo de problemas dificultan la gestión de la organización. El liderazgo de la compañía puede verse diluido y confuso.

Para evitar estos problemas en la gestión y funcionamiento de las empresas familiares, lo normal es la creación de reglas que dejen claro cuál es el funcionamiento normativo de la sociedad. Con el fin último de guardar una buena relación entre los socios-familiares, y tratar que la empresa tenga la vida más larga posible. Es lo que se conoce como protocolos familiares.

En Gescom somos especialistas en el asesoramiento empresarial. Si te planteas establecer protocolos familiares en la empresa y no tienes claro cómo, no lo dudes, contacta con nosotros.

Legislación

En España no hay una legislación muy extensa al respecto de los protocolos familiares. Pero si se pueden destacar como norma la Ley 7/2003, de 1 de abril, de la sociedad limitada nueva empresa, y el Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero.

En este último se regula de manera expresa el tema de los protocolos familiares. Se divide en dos partes distintas, pero ambas persiguen el mismo fin. El principal objetivo de el Real Decreto es establecer una guía que clarifique los requisitos de publicidad e información de los protocolos.

¿Qué son los protocolos familiares?

Como protocolos familiares se entienden las distintas normas que regulan el comportamiento de los socios en una compañía no cotizada, cuando estos guardan vínculos familiares entre sí.

Estas normas pueden estar establecidas en los estatutos de la sociedad, aunque no es necesario. Y regulan la relación tanto del socio con el resto, como del socio respecto de la empresa.

Los protocolos familiares se pueden dividir en distintos tipos en función del tipo de publicidad que tengan. Estos son:

  • Secretos: No se hacen públicos en el Registro, solamente son conocidos a por los socios a los que afecta .
  • Pactos para social registral: Estos si pueden ser públicos en el Registro
  • Inscribibles: Estos protocolos familiares son los creados en el momento de constitución de la empresa familiar, cuentan con unanimidad de todos los socios. Estas normas son inscribibles en el Registro Mercantil dado que afectan a la estructura societaria, y además pueden tener efectos para con terceros ajenos a la sociedad.

Formas de publicitar unos protocolos familiares

No solo se pueden hacer públicos los protocolos familiares mediante publicidad registral. Existen distintas vías para publicitar la existencia de los protocolos y, si se desea, el contenido de estos:

Privada

Publicación en la página de la empresa, siempre y cuando el dominio web sea el mismo que figure en el Registro Mercantil.

Notificación

En este caso lo que se hace es constar la existencia de un protocolo familiar en la hoja abierta del Registro Mercantil. Para ello es necesario hacer constar la fecha, el lugar, el nº de protocolo y el notario. Además, se debe indicar en la hoja abierta si el protocolo es accesible desde la página web de la sociedad.

En este tipo de publicitación es necesario que la suscripción esté efectuada por una persona con capacidad certificada y que su firma se encuentre legitimada. También hace falta constatar que no hay ningún protocolo anterior y, en caso de que se publique el protocolo en la página web esta será revisada a fin de comprobar dicha publicación.

Por supuesto la comprobación será al momento de inscripción del protocolo en la hoja abierta de la sociedad. Si se elimina más adelante es competencia de la administración comprobar dicha modificación.

No hay necesidad de publicar en el BORME la inscripción hecha en la hoja abierta del Registro Mercantil.

Depositar las cuentas anuales

Esta forma de publicación consiste en añadir a las cuentas anuales presentadas ante la administración, un documento público o su copia que acredite la existencia del protocolo familiar:

  • Título para el depósito: Los requisitos para el título para el depósito son los mismos que para las cuentas normales, se debe incluir una copia del documento en el que se haga constar la existencia del protocolo. No hace falta que se incluya la certificación de los acuerdos de la junta de socios, basta con la declaración sin requerimiento de que la firma sea legitimada.
  • Calificación registral: El documento público en el que se haga constar la existencia del protocolo está sujeto a calificación registral. Deberá comprobarse si el protocolo está bien elaborado de acuerdo a la legislación civil y de sociedades vigente. Deberá acreditarse que el protocolo cuenta con la aprobación de las personas a las que el mismo afecta. En el supuesto de que el protocolo incluya en su contenido datos e información personal de algún socio deberá regularse de acuerdo a la legislación en materia de protección de datos, es decir, el documento deberá contar con el permiso expreso de las personas cuyos datos sean revelados.
  • Hoja abierta: en este caso no existe obligación alguna de realizar un asiento en la hoja abierta de la sociedad. Para darle la necesaria publicidad al protocolo, se antoja necesaria una inscripción en el depósito de cuentas de la sociedad de manera electrónica. Por otro lado, debe permanecer en las cuentas de la sociedad por un tiempo indefinido, hasta que se renueve por otro protocolo nuevo, hasta que se elimine, o hasta que se modifique.
  • BORME: No se establece la necesidad de publicación el BORME.

Inscripción

Se puede publicitar la existencia de los protocolos mediante la inscripción:

  • Título: El título a inscribir es el propio de acuerdo a las normas comunes de inscripción. La única característica es que se debe constatar el carácter de protocolo familiar como acuerdos sociales derivados del protocolo.
  • Registro: la calificación registral será la común, pero se deberá adecuar a lo dispuesto en el contenido del protocolo familiar.
  • BORME: se debe publicar en el BORME de acuerdo a la regulación general.

¿Qué se puede incluir en los protocolos familiares?

A continuación, veremos algunas consideraciones particulares del mismo Real Decreto, en relación con el contenido admisible en los protocolos.

En los artículos 114.4 y el 175.2 se especifica qué tipo de clausulas y normas se pueden establecer en los protocolos familiares:

  • En el caso de transmisiones inter vivos o por legado se pueden establecer criterios sobre el valor razonable de acciones o participaciones societarias. Se entiende que esta reglamentación solo afecta a los socios subscritos, y cuando se fijen contingencias en los estatutos sobre transmisión de participaciones o acciones.
  • Se puede obligar la venta conjunta y a la consolidación contable a los participes en la sociedad que dado el grado de unidad entre ellos cuenten como un solo sujeto decisorio.
  • Responsabilidades penales para garantizar el cumplimiento de las normas acordadas en los protocolos familiares.
  • Acatamiento y uso de arbitraje, sin opción a replica, en los supuestos que se requiera.

En los artículos 124.2 y 185.3 se establece la posibilidad de creación de un órgano consultivo o comité consultivo. Debe establecerse en los estatutos societarios las responsabilidades del comité consultivo, la composición del mismo, su estructura y funcionamiento, y sobre quien recae la potestad de nombramiento de miembros pertenecientes al comité.

El poder dentro de la sociedad del comité consultivo solamente puede abarcar competencias en materia de asesoramiento y consejo, no tendrá capacidad ejecutiva ni normativa.

En añadido al comité consultivo cabe mencionar que también se podrán nombrar cargos y títulos honoríficos dentro de la sociedad.

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