El compliance es un término extraído de la lengua inglesa que sirve para identificar las múltiples y variadas actividades llevadas a cabo por las empresas con el objetivo de prevenir riesgos, tanto en la actividad productiva de la misma empresa, como por temas legales.
Actualmente las prácticas de compliance están en auge y cada vez son más las empresas que implantan en su actividad corriente el uso de las mismas.
Los motivos para este aumento son variados pero el principal es el aumento de las exigencias en materia legislativa para las personas jurídica.
Antes de comenzar queremos recordarte que en Gescom somos especialistas en asesorar a empresas en todo tipo de asuntos legales, mercantiles, penales…
En concreto, dentro del ámbito del compliance, podemos ayudarte a implantar medidas de compliance en tu empresa. Te aseguras una correcta adecuación a la norma vigente, evitando así la asunción de riesgos innecesarios. No lo dudes, contacta con nosotros.
Importancia del compliance
Cada vez son mayores las exigencias legales para las empresas. Hay mas exigencias en materia fiscal, mayores requisitos formales burocráticos. También, a diferencia de épocas anteriores la imputación de externalidades negativas a las empresas causantes es cada vez más exhaustiva, por ejemplo, con la contaminación.
En punto cabe destacar con especial atención a la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, mediante esta nueva legislación las personas jurídicas pueden tener responsabilidad penal, esto significa que si un trabajador de la empresa o un administrador comete algún tipo de infracción que conlleve responsabilidad penal, la sociedad entera se puede ver involucrada.
La nueva legislación hace que los riesgos asociados a temas legales se incrementen. El control y la prevención es aún más importante que antes
Tal como establece dicha Ley las personas jurídicas pueden sufrir sanciones y penas de una magnitud muy grave. Tales como:
- Multas económicas.
- Extinción y disolución de la persona jurídica.
- Parón en la actividad de la sociedad.
- El cierre de locales, instalaciones y establecimientos.
- Prohibición de realizar algunas actividades.
- Dejar de tener acceso a ayudas públicas, subvenciones, contratos públicos, incentivos fiscales o beneficios de la Seguridad Social.
- Intervención de la sociedad por orden judicial.
Estos son motivos suficientes para tomarse aún más en serio los asuntos legales y operativos de la empresa. Pero además en dicha Ley también se establece que si una sociedad ha llevado a cabo una serie de medidas, prácticas y procedimientos que tuvieran por objetivo la prevención de las infracciones y las negligencias, la sociedad estaría eximida de la responsabilidad penal.
Por supuesto todas estas medidas no son otra cosa más que compliance.
Medidas de compliance
En la Ley se clarifica el tipo de medidas que dan lugar a la exención de responsabilidad. Hay un programa de compliance compuesto por distintos puntos, todos encaminados a la prevención.
- Se requiere de la realización de un análisis de riesgos. La sociedad debe identificar aquellas áreas en las que les podría resultar más probable la ejecución de infracciones, especialmente las que puedan ir contra legislación penal.
- Hay que crear un órgano de cumplimiento independiente de la sociedad. Debe ser unipersonal y colegiado, contar con facultades suficientes, y su misión será la supervisión e implantación del programa de compliance, además debe establecer un sistema de reacción ante eventualidades.
- La elaboración de un código ético al que tiene que ceñirse la empresa. El código debe estar moldeado a las características de la empresa. Se debe incentivar el cumplimiento del código, así como la interiorización de los preceptos estipulados en el.
- Creación de un plan formativo para los trabajadores de la empresa, orientado a la identificación de posibles factores de riesgo vinculados con infracciones penales.
- Creación de vías de comunicación para poder denunciar posibles infracciones o errores. Es decir, un canal de comunicación interno que informe directamente al órgano de cumplimiento.
- Controles y protocolo. Es necesario un procedimiento de actuación para detectar obligaciones y conocer el grado de cumplimiento de las políticas implementadas.
- Memoria o registro. La sociedad debe guardar registro de los acontecimientos relacionados con el programa de compliance, así como de todas las incidencias vinculadas al mismo, con el objetivo de verificar su correcto desarrollo y cumplimiento.
Además de estos criterios, es necesario recalcar la importancia de que se realice un seguimiento metódico y constante sobre la aplicación del compliance en la empresa. No siempre es sencillo adaptarse a los cambios, y muchas organizaciones son reticentes a ellos.
Para lograr dicho control puede ser de interés el nombramiento de auditores como responsables del órgano de cumplimiento, así como la realización de una auditoría privada anualmente.
Ventajas de la implantación del compliance a la empresa
Las técnicas de compliance tienen muchas ventajas para las empresas que lo adoptan, las principales son las siguientes:
- Un menor riesgo ante procesos penales. Es menos probable que se deba investigar a la empresa, con la consecuente ralentización del proceso productivo, además de que la reputación de la sociedad se puede ver comprometida.
- La imagen de la empresa se ve favorecida por la implantación del compliance.
- Eliminación de la responsabilidad penal de la compañía o disminución de la misma.
- La empresa se prepara de este modo ante posibles cambios en la legislación en materia de implantación de programas de prevención para concurso público, puesto que ya está en uso de prácticas preventivas.
- Obliga a la empresa a ser más competitiva. Búsqueda de la mejor utilización del personal para lograr los objetivos.
- Gracias a la formación establecida en el programa de compliance se previene de un modo más efectivo y garantista la comisión de acciones ilícitas por parte de los trabajadores y de los administradores.
- Se incrementa el ahorro futuro en eventuales sanciones derivadas de infracciones penales.
