Todas las empresas están obligadas por ley a llevar una contabilidad de acuerdo a la normativa vigente. Esto ya de por si lo convierte en materia obligada para todos los empresarios. Pero la contabilidad también es una de las fuentes de información más valiosas que hay en una empresa.
La información que aporta la contabilidad es útil para la toma de decisiones por parte de los administradores de la empresa. Además, es una de las mejores maneras de dar confianza a los stakeholders de la empresa. Tanto por los propietarios, que pueden conocer con fidelidad la situación patrimonial de la empresa, como por los acreedores y clientes de la sociedad.
A continuación, explicamos precisamente una de las ramas de la contabilidad que sirve para la toma de decisiones, la conocida como contabilidad de costes o costos.
Antes de comenzar me gustaría destacar que en Gescom somos especialistas en la asesoría y consultoría para empresas, en todos aquellos aspectos de interés para los empresarios. Como no podía ser de otro modo, esto incluye también temas contables. Si tienes cualquier problema en tu empresa y necesitas soluciones, no dudes en contactar con nosotros.
¿Qué es la contabilidad de costes?
La contabilidad de costes es una rama de la contabilidad que tiene por objetivo conocer el coste exacto de cada producto o tipo de producto individualizado.
Esta rama de la contabilidad nace en las empresas industriales que necesitaban tener conocimiento del coste aplicable a la producción. Pero a medida que la competitividad aumentaba en el resto de sectores, las empresas de cualquier tipo debían volverse más eficientes, controlar mejor los gastos empresariales, y por ello incorporaron también la contabilidad de costes a su gestión.
¿Cómo funciona la contabilidad de costes?
El principal uso de la información en materia de costes es ayudar en la toma de decisiones.
Para ello los sucesivos aportes informativos deben presentarse periódicamente y de forma detallada. Se utilizan; la Cuenta de Explotación Funcional, análisis y datos estadísticos, y también se usan informes específicos para cuestiones concretas.
Las distintas tareas de la contabilidad de costes se dividen en:
- Contabilización de los activos involucrados en el proceso productivo.
- Determinación del coste asociado a los productos finales y a los intermedios.
- Análisis de resultados, tanto por el lado de los costes, como por el lado de los ingresos.
- Conocer el sistema de agregación de costes en el proceso de explotación.
- Confección de presupuestos. Establecer objetivos y criterios para la consecución de estos.
- Supervisión y control, monitorizar el funcionamiento de la producción. Controlar que se cumple el plan trazado, y corregir imperfectos en caso de producirse.
Todas estas labores deben realizarse pormenorizada e individualmente para cada uno de los centros productivos de la empresa, y para cada una de las actividades que desarrolle la compañía.
Metodologías específicas
En concreto la contabilidad de costes tiene diversos métodos de actuación. A continuación, veremos 3 de los más conocidos:
- Full cost.
- Direct cost.
- Imputación racional.
Full cost
El modelo full cost es uno de los primeros modelos utilizados para la imputación del coste al producto.
Pretende saber el coste para la empresa en función del volumen de producción. Es decir, los costes dependen del volumen de producción previsto. Se determina primero cual va a ser la cantidad producida primero, y después se realizan análisis diversos sobre el sistema productivo para saber el coste que se ha de fijar.
Información aportada por el método full cost:
- Permite saber qué efecto tiene en el coste la variación de alguna etapa en la cadena de producción. Ya sea una variación temporal, de la técnica utilizada, la tecnología, o cualquier otro tipo de modificación.
- Nos dice cual es el efecto de la variación en el precio de los factores de producción sobre el coste total.
En general el método full cost permite hacer una programación eficiente de la producción, minimizando los costes para un nivel de output dado.
Direct cost
El método direct cost guarda ciertas similitudes con el full cost, pero como veremos tiene una consideración distinta del coste aplicable al producto.
En este caso solo se tienen en cuenta los costes directos derivados de la explotación, es decir, los costes variables. Estos se dividen por cada tipo de producto. Los costes fijos pasan a considerarse costes del periodo productivo con independencia de los productos.
Este modelo presenta algunas ventajas sobre el método full cost, como, por ejemplo:
- Mayor sencillez en el cálculo.
- Permite un mayor ajuste en costes, ya que considera como relevantes los costes variables, más susceptibles de modificación.
- Es más útil para la toma de decisiones, especialmente a corto plazo
Imputación racional
En el sistema de imputación racional los costes se imputan del siguiente modo:
- Los costes variables se imputan individualmente a cada producto implicado, y en su totalidad.
- Los costes fijos se imputan proporcionalmente a la utilización de estos para cada centro de producción.
Además, en este caso se considera que los costes fijos quedan establecidos por la previsión efectuada a largo plazo sobre la actividad a desarrollar.
Entonces se deben imputar a la producción, los costes directos, los costes indirectos variables, los costes fijos corregidos por un coeficiente de utilización de recursos(CUR).
Para poder aplicar este modelo es necesario conocer la actividad de la empresa, es decir, el grado de funcionamiento operativo sobre los centros de producción, y con esto calculamos el coeficiente de utilización. Tenemos tres tipos de actividad:
- Normal, capacidad media que se debería utilizar para satisfacer la demanda prevista.
- Real, la capacidad que de manera efectiva se está utilizando.
- Disponible, capacidad máxima.
De esto modo podemos conocer el porcentaje CUR:
Si el resultado es mayor que la unidad la empresa está operando con sobreactividad, en caso de mantener esta situación en el tiempo debería considerar aumentar el nivel normal de actividad. Si el resultado es inferior es que se está incurriendo en costes por infrautilización de recursos.
También con este modelo se puede saber el coste por inactividad, calculado de la siguiente forma:
Una vez sabemos esto ya podemos hacer una imputación correcta de los costes en función de la auténtica utilización de los recursos.
¿Cada cuanto tiempo se realiza la información sobre costes?
El periodo mínimo recomendable para la elaboración y distribución de la información sobre costes es un mes. Obviamente habrá empresas que se puedan permitir un periodo más largo, y también habrá otras que deban realizar con mayor celeridad un análisis de costos. Pero por término medio un mes es un periodo óptimo.
También, por norma general, los criterios para determinar el periodo de creación de la información en materia de costes son:
- Tamaño de la empresa.
- Características particulares de la empresa.
Si una empresa es muy grande deberá controlar muchos tipos de costes distintos, por tanto, tendrá un control sobre los mismos más estrecho. Por otro lado, si por ejemplo una empresa maneja un margen de beneficio por unidad reducido, esta empresa deberá presentar una eficiencia máxima en el control de los costes de producción.
¿Qué empresas se benefician de la contabilidad de costes?
Como habrás podido intuir la respuesta a esta pregunta es que todas las empresas se benefician de la información aportada por la contabilidad de costos.
Pero también es cierto que no en todas las empresas esta información presenta la misma utilidad.
Particularmente las empresas que más se benefician de la contabilidad de costos son las empresas que tiene un volumen de ventas elevado, dado que necesitan tener un coste por unidad de producto optimizado. Aunque intuitivamente esto nos lleva a pensar en empresas industriales, con cadenas de montaje automatizadas… la realidad es que hay empresas de servicios también con esta forma de trabajo.
Pongamos por ejemplo una cadena de peluquerías. Este tipo de negocio suele manejar un gran volumen de ventas al cabo de la jornada, y el costo por unidad de producto se mide por un lado por el tiempo que se dedica a cada cliente, y por otro lado por el coste de los productos utilizados. Es algo así como una cadena de montaje dedicada al corte de pelo.
Por supuesto tampoco nos podemos olvidar del sector agrícola, y es que desde hace mucho tiempo la producción agrícola se asemeja más a una fábrica que a una simple labor de agricultura.
Los agricultores y demás productores agrícolas manejan un margen sobre el coste de producción muy reducido, y por ello también deben ser lo más eficientes posibles si quieren competir en el mercado. En este caso hay muchas formas de medir el coste por unidad de producto. Por ejemplo, el coste por cabeza de res en el caso de la ganadería, o el coste por kilo de cereal en el caso de la agricultura.
En definitiva, todas las empresas deben tener en consideración los costes de producción. Esto es una obligación, no solo desde un punto de vista económico financiero. Sino también desde un punto de vista de la competitividad de la empresa.
